Tunnetun väitteen mukaan ihminen jaksaa kognitiivisesti vaativaa työtä ehkäpä kolme–neljä tuntia päivässä. Mitä tuntilaskuttavan asianajajan pitäisi tästä ajatella?

Väittäisin, että jos tuon kolme–neljä tuntia saa käytettyä vaativimpiin työtehtäviin optimaalisissa olosuhteissa, se kyllä riittää pitkälle. Lopun ajan voi hyvillä mielin käyttää esimerkiksi palavereihin ja sähköposteihin. Ei ole kuitenkaan mikään itsestäänselvyys, että näin tapahtuu. Pitkäkään työpäivä ei välttämättä sisällä kolmea sellaista tuntia, joina voi rauhassa ajatella ja kirjoittaa. 

Luin alkuvuodesta amerikkalaisen Cal Newportin kirjat Deep Work ja Digital Minimalism. En yleensä lue self help -kirjallisuutta, mutta näihin oli tartuttava, kun törmäsin kirjoittajan ajatteluun. Newportin teesit eivät ole niin sanottua ”pöhinää”, kutakuinkin päinvastoin. Tiivistäisin viestin niin, että digitaalisuus haittaa työtä (Deep Work) ja elämää ylipäätään (Digital Minimalism). Jos haluaa onnistua työn ja vapaa-ajan yhdistämisessä, on pantava älypuhelin kuriin kummankin aikana.

Newportin mukaan tietotyö jakautuu pinnalliseen ja syvään työhön. Jos haluaa saada aidosti jotakin aikaan, pitäisi maksimoida syvän työn osuutta työajastaan. Asianajotyössä näkisin tämän tarkoittavan tyypillisimmin asioihin perehtymistä, ajattelua ja kirjoittamista.

Moni tunnistanee työpäivän, joka kuluu erilaiseen reagointiin ja manageeraamiseen niin, että asiat, joita eniten pitäisi edistää, eivät edisty lainkaan, tai edistyvät viimeisenä. Tuottaakseen enemmän lisäarvoa asiakkaalle pitäisi organisoitua niin, että työpäivä sisältää intensiivistä, keskeytymätöntä työtä sellaiseen aikaan, jona ihminen on parhaimmillaan.

Erilaisten viestikanavien pitäisi nostaa työn tuottavuutta, mutta vaarana on, että ne heikentävät sitä. Jos yrittää siivota kaikki ilmoitukset pois ja uppoutua johonkin, mutta jokin vaimentamatta jäänyt piippaus vie huomion toiseen asiaan, voi huomata, kuinka pahasti ajatus katkeaa keskeytykseen. Jos sen sijaan aina sinkoilee viestistä ja asiasta toiseen, tuskin huomaa, kuinka kaukana parhaastaan on.

Multitaskaaminen ei toimi, vaan päästäkseen parhaimpaansa on keskityttävä, rauhassa ja riittävän pitkään kerrallaan. Mutta ei riitä, vaikka onnistuisi karsimaan ulkoiset keskeytykset: on vielä voitettava sisäiset. Syvä työskentely ei onnistu, jos ei kykene vastustamaan kiusausta hakea hetken helpotusta puhelimen tarkistamisesta tai koneen internet-selaimesta. 

Digital Minimalism -kirjassa digitaalisuuden rajoittaminen on tie hyvinvointiin. Älypuhelinriippuvuus vie ajan ja energian asioilta, joita oikeasti haluaisimme elämäämme. Jos jättää puhelimen rauhaan, ehtii yhtäkkiä lukea ja olla henkisesti läsnä muiden seurassa. Internetiä voi yhä käyttää, mutta käytön pitäisi olla tietoista: harkitsen, mitä teen ja mikä siihen on paras aika. Useimmilla meistä se on kuitenkin refleksinomaista: puhelin ilmestyy käteen heti kun on pienikin tyhjä hetki, tai kun älyllinen ponnistelu alkaa väsyttää.

Newport maalaa idyllisen kuvan elämästä, jossa aika ja voimavarat eivät valu puhelimen vilkuiluun: kun töitä tehdään, niitä tehdään laadukkaasti ja keskittyneesti, sillä viestit ehtii yleensä katsoa määrävälein. Ja kun töitä ei tehdä, vietetään mielekästä ja palauttavaa vapaa-aikaa. Syntyy myönteinen kehä. 

Tässä on paljon järkeä. Puhelin on ihan hyvä renki, mutta todella huono isäntä. 

Töissä on vaikea havaita tuottavuustappioita siitä, jos ihminen ei ehdi tai osaa keskittyä, tai ei ole palautunut vapaa-ajallaan. On helppo katsoa, kuinka nopeasti sähköpostiin vastattiin, mutta vaikeampi tietää, mihin ajatus olisi levänneenä ja syventyneenä kantanut.