Image for Siirrymme sähköiseen asiointiin

Siirrymme sähköiseen asiointiin

Siirrymme sähköiseen asiointiin

14.4.2021

Asianajajaliiton viime vuosien suurin hanke – sekä taloudellisesti että työmäärällisesti – on kalkkiviivoilla. Liiton vanha ja vanhanaikainen jäsenrekisteri on korvautunut uudella järjestörekisterillä, joka mahdollistaa sähköisen asioinnin ja sähköisen asioiden käsittelyn.

Ensimmäinen vaihe otettiin käyttöön 2019 lopulla ja toinen, johon sisältyy sähköinen asiointi, otettiin käyttöön nyt huhtikuussa.

Haluan kiittää erityisesti liiton toimiston henkilökuntaa, joka on tehnyt projektin eteen valtavan määrän työtunteja vuosien ajan. Ensin on määritelty olemassa olevat prosessit, pohdittu tarpeet, suunniteltu, karsittu ja lopulta testattu. Prosessien määrittely on ollut todella suuritöinen urakka – työ, jota suosittelen jokaiselle organisaatiolle aika ajoin. Se auttaa näkemään, mitä tehdään, miten tehdään, mistä voi karsia ja miten voisi tehdä tehokkaammin.

Erityisen ylpeä olen siitä, että tämä suurhanke on saatu vietyä läpi sekä aikataulussa että budjetissa. Hallituksen budjettikuri on ollut tiukka. Toki joitakin yllätyksiä on matkan varrella tullut, mutta niistä on selvitty karsimalla jostakin muualta.

Uudistuksen myötä myös valvonta-asiat käsitellään jatkossa sähköisesti Asianajajaliiton ja valvontalautakunnan uudessa asiointipalvelussa (ASSI). Kantelu laitetaan vireille ja asianajaja vastaa kanteluun asiointipalvelussa. Asian vaiheita voi itse seurata järjestelmän kautta. Prosessien määrittelyssä oli silmiä avaavaa havaita esimerkiksi se, miten paljon valvontajuristeilla menee aikaa kopiokoneen ääressä. Jatkossa sekin aika vapautuu olennaisille työtehtäville.

Samassa yhteydessä on saatu käyttöön myös valvontalautakunnan uudistetut kotisivut. Ne antavat selkeää tietoa kantelijoille paitsi siitä, miten kantelun saa vireille, myös siitä, miten prosessi etenee. Asianajajille ja muille valvonnan kohteille löytyy tietoa kanteluun vastaamisesta. Lisäksi valvontaratkaisujen hakemistosta on entistä helpompi hakea annettuja ratkaisuja. Uudistetuista kotisivuista ja sähköisestä asioinnista viestitään aktiivisesti kevään aikana.

Valvontalautakunnan aktiivisempi viestintä on asia, joka jakaa asianajajien mielipiteet. Osa kokee ehkä niin, että viestimällä kantelumahdollisuudesta aktivoidaan potentiaalisia kantelijoita. Näin voi toki jossain määrin käydä. Silti valvonta ja siitä tiedottaminen on syytä nähdä brändikysymyksenä. Laadukas ja tehokas valvonta erottaa meidät muista oikeudellisia palveluita tarjoavista. Valvonta on laadun tae, joka turvaa asiakkaan asemaa. Meidän on syytä olla ylpeitä meihin kohdistuvasta valvonnasta ja kertoa siitä avoimesti ja rohkeasti myös ulospäin!

 

Vi över går till elektronisk kommunikation

Vi över går till elektronisk kommunikation

Advokatförbundets största projekt under de senaste åren – både ekonomiskt och arbetsmässigt – är snart färdigt. Förbundets gamla och gammalmodiga medlemsregister har ersatts med ett nytt organisationsregister, som möjliggör elektronisk kommunikation och e-tjänster. Den första fasen togs i bruk i slutet av 2019 och den andra, som inbegriper e-tjänster, togs i bruk nu i april.

I och med reformen behandlas också tillsynsärenden i fortsättningen elektroniskt i Advokatförbundets och tillsynsnämndens nya ärendehanteringstjänst (ASSI). Ett klagomål väcks och advokaten svarar på klagomålet via e-tjänsten. Faserna i ärendet kan följas via systemet. När processerna granskades var det tankeväckande att se till exempel hur mycket tid tillsynsjurister använder vid kopieringsmaskinen. I fortsättningen frigörs också denna tid för egentliga arbetsuppgifter.

Samtidigt har också tillsynsnämndens nya webbplats tagits i bruk. Webbplatsen ger klaganden tydlig information inte bara om hur ett klagomål kan väckas utan också om hur processen framskrider. För advokater och andra som övervakas finns information om hur man svarar på ett klagomål. Dessutom blir det lättare att i registret över tillsynsbeslut söka beslut som avkunnats. Under våren ges aktivt mer information om de förnyade webbplatserna och den elektroniska kommunikationen.

Julkaistu numerossa Advokaatti 2/2021

Kirjoittaja Hanna Räihä-Mäntyharju

on Asianajajaliiton puheenjohtaja. Hän toimii asianajajana Tampereella.

Jaa kirjoitus Kopioi linkki
Jaa kirjoitus Kopioi linkki